POSTUP PRI SPRACOVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV

Tento dokument opisuje spôsob a účel spracovania osobných údajov spoločnosťou HYDROUS, s.r.o., so sídlom Družstevná 477/100, 916 01 Stará Turá, IČO: 36 320 552, prevádzkovateľom (ďalej len ako „HYDROUS, s.r.o.“ alebo „prevádzkovateľ“), a tiež poskytuje akékoľvek ďalšie zákonom požadované informácie, vrátane informácií o právach dotknutej osoby a o tom, ako ich uplatňovať.

Nariadenie (EÚ)2016/679 o ochrane osobných údajov (ďalej len ako „Nariadenie“) prestavuje právny predpis o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov a chráni základné práva a slobody fyzických osôb, najmä vo vzťahu k právu na ochranu osobných údajov.

Podľa Článku 4 (1) Nariadenia pojem „osobné údaje“ znamená akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby (ďalej len ako „dotknutá osoba“).

„Spracúvanie“ je operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, či sa vykonávajú automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami, ako sú získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo poskytovanie iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie alebo likvidácia (Článok 4(2) Nariadenia).

Podľa Článku 12 a nasl. Nariadenia, dotknutej osobe musia byť tiež poskytnuté príslušné informácie o spracovateľských činnostiach prevádzkovateľa a o právach dotknutej osoby.

1. NA AKOM ZÁKLADE MÔŽEME SPRACÚVAŤ VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE?
Spracúvanie je zákonné, iba vtedy a iba v takom rozsahu, keď je splnená najmenej jedna z týchto podmienok:

• dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely,
• spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy,
• spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti,
• spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa,
2. AKÝ JE ÚČEL SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV, AKÉ OSOBNÉ ÚDAJE SPRACÚVAME, NA AKÚ DOBU MÁME ULOŽENÉ VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE?
Spoločnosť ako prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje nasledovným spôsobom/ na nasledovné účely:





ÚČTOVNÍCTVO A OBCHODNÁ AGENDA

• Účelom je plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa vyplývajúcich z osobitných predpisov (napr. zákon o účtovníctve, zákon o dani z pridanej hodnoty, zákon o dani z príjmov).
• Právny základ (vrátane ich poskytovanie tretím osobám): zákonná povinnosť
• Doba uchovávania: 10 rokov.

OBCHODNÁ KOMUNIKÁCIA

• Účelom spracúvania je príprava a realizácia obchodných aktivít prevádzkovateľa.
• Právny základ: Oprávnený záujem sledovaný prevádzkovateľom spočívajúci v práve podnikať v rozsahu predmetov činnosti zapísaných vo výpise z príslušného registra.
• Doba uchovávania: je podmienená prípravou a trvaním obchodnoprávneho vzťahu, ako aj uplynutím premlčacej doby.

E SHOP

• Hlavným účelom spracúvania osobných údajov je predaj tovaru kupujúcim, vyhotovenie faktúry a odoslanie tovaru.
• Právny základ: Je spracúvanie osobných údajov nevyhnutne pre splnenie zmluvy (napríklad kúpnej zmluvy v zmysle Článku 6 ods.1 pism. b všeobecného Nariadenia EP a R (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov) a vy ste zmluvnou stranou, alebo ste nás požiadali o vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy (napríklad registráciou do e-shopu).
• Doba uchovávania: 10 rokov.

PERSONÁLNA A MZDOVÁ AGENDA

• Účelom spracúvania je príprava a uzatvorenie pracovnej zmluvy alebo dohody o prácach mimo pracovného pomeru, evidencia podkladov o pracovnej spôsobilosti, výplaty mzdy, odvody, plnenie povinností voči orgánom štátnej správy, evidencia dochádzky, evidencia vzdelávania, evidencia vydaných poverení a splnomocnení, evidencia majetku alebo zariadenia, uzatváranie dohôd o hmotnej zodpovednosti, evidencia vydávania peňažných prostriedkov v hotovosti, poskytovanie zamestnaneckých benefitov, evidencia škôd spôsobených zamestnancami na pracovisku alebo majetku prevádzkovateľa (zamestnávateľa), zabezpečenie stravovania, kopírovanie dokladov nevyhnutných na účely pracovnoprávneho alebo obdobného vzťahu, ako aj plnenie ďalších zákonných a zmluvných povinností.
• Právny základ: plnenie zákonnej povinnosti, plnenie zo zmluvy, udelený súhlas prípadne oprávnený záujem
• Doba uchovávania: počas trvania pracovnoprávneho vzťahu alebo iného obdobného vzťahu až do dovŕšenia sedemdesiateho roku života zamestnanca (aj bývalého).

SPRÁVA REGISTRATÚRY

• Správa registratúry, vybavovanie agendy oznamovateľov protispoločenskej činnosti Účelom spracúvania je plnenie zákonných povinností a najmä vyplývajúcich zo zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch registratúrach o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov v zo zákona č. 305/2013 Z.z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci o zmene doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) s plnenie povinností vyplývajúcich zo zákona č. 307/2014 Z.z. o niektorých opatreniach súvisiacich s oznamovaním protispoločenskej činnosti o zmene doplnení niektorých zákonov.
• Právny základ: plnenie zákonnej povinnosti.
• Doba uchovávania: je stanovená osobitnými predpismi.

KAMEROVÝ SYSTÉM - MONITOROVANIE PRIESTOROV

• Účelom monitorovania je ochrana majetku v monitorovanom priestore a ochranafyzických osôb nachádzajúcich sa v tomto priestore, ako aj priebežné získavanie dôkazov o príčinách vzniku, priebehu a následkoch bezpečnostných incidentov.
• Právny základ: oprávnený záujem sledovaný prevádzkovateľom alebo treťou osobou spočívajúci v práve na ochranu majetku, ochranu zdravia fyzických osôb a v práve vyžadovať dodržiavanie verejného poriadku.
• Doba uchovávania: 15 dní.

SÚHLAS UDELENÝ DOTKNUTOU OSOBOU

• Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje dotknutých osôb na základe súhlasu výslovne udeleného dotknutou osobou.
• Prevádzkovateľ uchováva osobné údaje spracúvané na základe súhlasu dotknutej osoby najviac po dobu 10 rokov od udelenia súhlasu
• Dotknutá osoba má právo súhlas so spracúvaním osobných údajov kedykoľvek slobodne odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

SPOTREBITEĽSKÉ SÚŤAŽE

• Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje dotknutých osôb na základe súhlasu výslovne udeleného dotknutou osobou.
• Prevádzkovateľ uchováva osobné údaje spracúvané na základe súhlasu dotknutej osoby najviac po dobu skončenia spotrebiteľskej súťaže.
• Dotknutá osoba má právo súhlas so spracúvaním osobných údajov kedykoľvek slobodne odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

ZASIELANIE SPRÁV NA ÚČELY PRIAMEHO MARKETINGU A SPÄTNÉHO KONTAKTOVANIA

• Účelom spracúvania priameho marketingu je ponúkať Vám informácie o aktuálnych novinkách a produktoch, ktoré pre Vás môžu byť relevantné a zaujímavé.
• Právnym základom pre spracúvanie osobných údajov je v tomto je súhlas dotknutej osoby.
• Doba uchovávania: vaše osobné údaje budeme na tento účel spracúvať po dobu kým nezrušíte svoju účasť v marketingovom zozname alebo sa odhlásite zo zasielania správ na účely priameho marketingu (newsletter).

EVIDENCIA PRÁV DOTKNUTÝCH OSÔB

• Účelom spracúvania ako právnym základom je plnenie zákonnej povinnosti Spoločnosti.
• Doba uchovávania: 2 roky odo dňa vybavenia žiadosti dotknutej osoby

SÚDNE SPORY

• Účelom spracúvania ako aj oprávneným záujmom je preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov Spoločnosti.
• Právny základ: oprávnený záujem prevádzkovateľa pri plnení právnych nárokov
• Doba uchovávania: do právoplatného skončenia danej vec
3. KOMU SPOLOČNOSŤ POSKYTUJE VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE?
Spoločnosť poskytuje Vaše osobné údaje nasledovným osobám:, orgány štátnej a verejnej správy, samosprávy, správca webovej stránky Spoločnosti, audítor, advokát, spoločnosti vykonávajúci správu a podporu informačných technológii, poskytovatelia informačných služieb v odôvodnených prípadoch súdy a orgány činné v trestnom konaní, zdravotná poisťovňa, doplnkové dôchodkové sporiteľne, vzdelávacie agentúry, subjekt zabezpečujúci pracovnú zdravotnú službu, pracovné zdravotné posudky a posudzovanie zdravotnej spôsobilosti, subjekt zabezpečujúci poštové služby.


4. SÚBORY „COOKIES“ NA NAŠEJ WEBOVEJ STRÁNKE
Prevádzkovateľ používa na svojej webovej stránke www.hydrous.sk súbory cookies len s udelením súhlasu dotknutej osoby. Súbory cookies sú malé textové súbory pozostávajúce z číselnej rady písmen, ktoré sa pomocou webového prehliadača ukladajú na pevný disk vášho počítača dokážu jednoznačne identifikovať vašu IP adresu. Súbory cookies využívame za účelom možnosti elektronickej komunikácie prostredníctvom e-mailu identifikácie používateľov stránky.


5. ZVEREJNENIE OSOBNÝCH ÚDAJOV
Osobné údaje sú spracúvané na základe osobitnej potreby a požiadavky. Pri podujatiach, ktoré usporadúva prevádzkovateľ, dotknuté osoby sa môžu podieľať na propagácii prevádzkovateľa zverejnením ich fotografií, obrazového záznamu a obrazovo-zvukového záznamu na webovom sídle prevádzkovateľa a na sociálnych sieťach.


6. AUTOMATIZOVANÉ INDIVIDUÁLNE ROZHODOVANIE
Osobné údaje nebudú používane na automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania.


7. PRENOS OSOBNÝCH ÚDAJOV MIMO EURÓPSKEJ ÚNII
Prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie sa neuskutočňuje.


8. PRÁVA DOTKNUTEJ OSOBY
Odvolať súhlas - v prípadoch, kedy Vaše osobné údaje spracúvame na základe Vášho súhlasu, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Súhlas môžete odvolať elektronicky, na adrese zodpovednej osoby, písomne, oznámením o odvolaní súhlasu alebo osobne v úrade. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov, ktoré sme na jeho základe o Vás spracúvali.
Právo na prístup - máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o Vás máme k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako Vaše osobné údaje používame. Vo väčšine prípadov Vám budú Vaše osobné údaje poskytnuté v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú Vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.
Právo na opravu - prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o Vás máme k dispozícii. Ak si myslíte, že údaje, ktorými disponujeme sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, prosím, neváhajte nás požiadať, aby sme tieto informácie upravili, aktualizovali alebo doplnili.
Právo na výmaz (na zabudnutie) - máte právo nás požiadať o vymazanie Vašich osobných údajov, napríklad v prípade, ak osobné údaje, ktoré sme o Vás získali, už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracúvania. Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad, môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť.
Právo na obmedzenie spracúvania - za určitých okolností ste oprávnený nás požiadať, aby sme prestali používať Vaše osobné údaje. Ide napríklad o prípady, keď si myslíte, že osobné údaje, ktoré o Vás máme, môžu byť nepresné alebo keď si myslíte, že už Vaše osobné údaje nepotrebujeme využívať.
Právo na prenosnosť údajov - za určitých okolností máte právo požiadať nás o prenos osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, na inú tretiu stranu podľa Vášho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré sme od Vás získali na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán.
Právo namietať - máte právo namietať voči spracúvaniu údajov, ktoré je založené na našich legitímnych oprávnených záujmoch. V prípade, ak nemáme presvedčivý legitímny oprávnený dôvod na spracúvanie a Vy podáte námietku, nebudeme Vaše osobné údaje ďalej spracúvať.
Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov - ak sa domnievate, že vaše osobné údaje spracúvane nespravodlivo alebo nezákonne, môžete podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je úrad na ochranu osobných údajov slovenskej republiky, hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; tel. Číslo: +421 /2/ 3231 3214; mail: statny.dozor@pdp.gov.sk,https://dataprotection.gov.sk.V prípade podania návrhu elektronickou formou je potrebne, aby spĺňal náležitosti podľa § 19 ods.1 zákona č.7181967 Zb. o správnom konaní (správny poplatok).


9. INFORMOVANIE A UPLATŇOVANIE PRÁV DOTKNUTEJ OSOBY
Za účelom uplatňovania svojich práv, môžete kedykoľvek kontaktovať prevádzkovateľa nasledovne:

• Adresa: HYDROUS s.r.o., Družstevná 477/100, 916 01 Stará Turá
• E-mail: hydrous@hydrous.sk
Na Vašu žiadosť odpovieme bezplatne v lehote do 30 dní. V prípade zložitosti, alebo veľkého počtu žiadostí sme oprávnení túto lehotu predĺžiť o ďalších 60 dní. Pokiaľ k tomu dôjde budeme Vás o tom, aj o dôvodoch informovať.
V prípade opakovanej žiadosti sme oprávnení účtovať si primeraný administratívny poplatok na pokrytie nákladov spojených s poskytnutím tejto služby.